Lección 3: Gestión de desideratas.

A través del módulo de DESIDERATAS el usuario puede hacer sugerencias de compra a la biblioteca. Para ello, solo tiene que introducir su número de  carnet y su contraseña a través de la página de inicio del OPAC.

Recomendaciones y cuestiones para la gestión de las DESIDERATAS:

  • Es conveniente revisar el módulo de DESIDERATAS de forma periódica (diaria, semanal, quincenal…). Si no se hace así, se acumularán muchas sugerencias de compra y generarán frustración e insatisfacción en el usuario al ver que sus propuestas no son atendidas.
  • Las desideratas creadas por cada usuario se reciben en la la biblioteca a la que este está asociado en su ficha de lector. Es importante que el usuario tenga claro a qué biblioteca está dirigiendo su sugerencia de compra.

Una vez creada la DESIDERATA por el usuario, el personal bibliotecario podrá realizar las siguientes operaciones:

  • Responder a su propuesta de forma afirmativa o negativa.
  • Transformar esa DESIDERATA en una propuesta de compra, siempre asociada al LECTOR.
  • Incluir dicha propuesta en un pedido.

También los bibliotecarios podemos crear una DESIDERATA asociada a un lector.

Si queremos hacer una gestión íntegra de las desideratas desde el módulo de Adquisiciones sin utilizar ninguna otra herramienta externa a Abysnet (tablas de Excel, listados en Word, etc.), se deberá seguir el siguiente circuito:

  • DESIDERATA > PROPUESTA DE COMPRA > GESTIÓN DE ADQUISICIONES.

A continuación, repasaremos las siguientes operaciones:

  • Cómo añadir una desiderata.
  • Cómo contestarla.
  • Cómo transformarla en una PROPUESTA DE COMPRA.
  • Y cómo incluirla en un pedido.

¿Cómo añadir una Desiderata?

Ruta a seguir:

  • Adquisiciones > Desideratas > Añadir

Pulsamos el botón de AÑADIR y rellenamos los siguientes campos:

  • Número de lector (con la L delante).
  • Título.
  • Autor.
  • Editorial.
  • ISBN.
  • ...

Una vez cumplimentados los campos básicos para identificar un título, pulsamos el aspa de VALIDAR y la sugerencia de compra quedará registrada en nuestra base de datos.

¿Cómo contestar una desiderata?

El menú desplegable ESTADO nos ofrece las siguientes opciones:

  • Nueva (es la situación que se genera por defecto cuando un usuario o un bibliotecario añade una nueva desiderata).
  • En estudio.
  • Aceptada.
  • Rechazada.
  • Finalizada.

Al contestar una DESIDERATA deberemos seleccionar entre alguna de esas opciones, en función de nuestra respuesta.

En el campo Nota para el lector: introduciremos la respuesta que daremos al lector. Ejemplos de textos:

  • Desiderata ACEPTADA.

Estimado/a usuario/a:

Su propuesta de compra ha sido aceptada. Cuando el libro llegue a la biblioteca, lo/la avisaremos. Un saludo.

  • Desiderata RECHAZADA:

Estimado/a usuario/a:

Su propuesta de compra ha sido rechazada. El libro solicitado ya forma parte de nuestra colección. Si está prestado, le recordamos que puede hacer una reserva. Un saludo.

Cada biblioteca debe establecer sus propios criterios para aceptar o rechazar una sugerencia de compra. Es conveniente tener en cuenta:

  • La disponibilidad en el mercado del material solicitado.
  • La fecha de publicación.
  • La actualidad y la obsolescencia de la materia tratada.
  • La editorial.
  • La autoría.
  • El presupuesto disponible.
  • Etc.

Si el usuario ha creado la DESIDERATA desde el OPAC podrá visualizar la respuesta que le hemos dado desde su cuenta. Si la hemos creado nosotros, aunque también puede leer la respuesta desde el OPAC, convendría informar al usuario sobre nuestra respuesta a través de correo electrónico, SMS, llamada telefónica o cualquier otro medio del que dispongamos para establecer la comunicación con los usuarios.

  • Si la desiderata ha sido rechazada, la gestión de la misma finaliza informando al usuario sobre nuestra decisión.
  • Si la desiderata ha sido aceptada, pasaríamos al siguiente paso: transformarla en una PROPUESTA DE COMPRA.

¿Cómo transformar una desiderata en una propuesta de compra?

Una vez aceptada la desiderata la debemos transformar en una propuesta de compra. Y una vez generada la propuesta de compra, esta se podrá incorporar, como ya hemos visto, a un pedido.

A través del botón CONVERTIR EN PROPUESTA iniciamos el proceso de transformación.

Absysnet nos ofrecerá varias posibilidades:

  • Un formulario editable (Precatalogación). En él podremos modificar la información introducida previamente.
  • Un formulario de búsqueda con un prolijo desplegable que nos permitirá buscar en nuestro catálogo y en otros catálogos y bases de datos externas (REBECA, BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA, etc.).
  • Si la búsqueda en esas bases de datos es infructuosa, desde ese mismo formulario de búsqueda podremos añadir una Precatalogación.

Formulario de precatalogación con la información introducida en la DESIDERATA. Si la información es insuficiente podemos completarla.

Formulario de búsqueda.

En este pantallazo la búsqueda apunta a nuestra base de datos concatenada: CATA + ADQT + CANC. Desde el desplegable ÁREA DE TRABAJO podemos seleccionar la base de datos en la que queremos buscar.

Si no localizamos el registro que necesitamos, pulsamos el botón Precatalogar, que  nos llevará a la pantalla siguiente.

Formulario editable de precatalogación.

Podemos incluir la información necesaria en cada uno de los campos (TÍTULO, AUTOR, EDITORIAL, FECHA DE PUBLICACIÓN, ISBN…).

Una vez recuperado un registro de alguna de las bases de datos disponible o añadida una precatalogación, pulsamos el botón ACEPTAR.

Una vez creada la PROPUESTA DE COMPRA, solo nos quedará incorporarla a un pedido, como hemos explicado en la lección anterior.

Siguiendo estos pasos, la vinculación con el lector que ha añadido la DESIDERATA no desaparecerá en ningún momento, manteniéndose hasta la PROPUESTA DE COMPRA, y a continuación al PEDIDO.