Lección 1: elaboración de pedidos

Esta lección es la más extensa de todo el curso, y tal vez la más importante. Está dividida en 2 partes:

  • Cómo abrir un pedido.
  • Cómo añadir títulos a un pedido.

¿Cómo hacer un pedido?

Para añadir un pedido tenemos 2 opciones:

  • Podemos hacer doble clic sobre la pestaña  ADQUISICIONES.
  • O bien un solo clic sobre dicha pestaña, que se desplegará. Haremos clic a continuación sobre Gestión de adquisiciones.

En ambos casos llegaremos a la siguiente pantalla:

Hacemos clic en el botón AÑADIR y aparecerá la pantalla que deberemos completar:

Observamos que hay 3 pestañas en la mitad superior de la pantalla:

  • Pedido
  • Costes
  • Notas

Procedemos, en primer lugar, a rellenar los campos de la pestaña “Pedido”:

  • Biblioteca: por defecto aparece la nuestra.
    • Sucursal: por defecto aparece la nuestra.
  • Proveedor: existe un registro de proveedores en Absysnet. Seleccionaremos el que deseemos o crearemos uno nuevo. 
  • NIF: si figura en el registro de proveedores, se rellenará automáticamente.
  • Número original: podemos introducir un número propio, aunque no es necesario.
  • Pedido: este número lo asigna el programa de forma automática.
  • Estado: el que aparece por defecto es “Sin enviar”. Los estados en los que puede encontrarse un pedido son:

S      Sin enviar

El pedido permanecerá en este estado mientras lo estemos elaborando, hasta que lo generemos.

G      Generado

Es el estado en el que deberá encontrarse el pedido para poder enviar la carta al proveedor.

R      Recibido

Cuando se hayan recibido todos los ejemplares solicitados al proveedor.

F      Facturado

Cuando se hayan recibido y tengamos la factura de todos los ejemplares no cancelados

C      Cancelado

Cuando se hayan cancelado todos los ejemplares de un pedido.

 

  • Fecha de pedido: aparece automáticamente la fecha en la que iniciamos el pedido.
  • Fecha prevista: recomendamos dejarla en blanco.
  • Fecha de recepción: se actualizará automáticamente
  • Fecha de facturación: se actualizará automáticamente a medida que se vayan facturando los ejemplares en el pedido.

 En segundo lugar, procederemos a rellenar los campos de la pestaña “Costes”:

 Tipo de adquisición: aquí seleccionaremos entre alguna de las siguientes posibilidades:

Las que más utilizaremos serán:

  • A: compra
  • D: donación

Otros campos:

  • Moneda: se rellena automáticamente con la moneda definida de forma predeterminada en el programa.        
  • Año del presupuesto: se rellena automáticamente con el año en curso.
  • Cuenta: aquí tenemos que seleccionar la partida presupuestaria a la que hemos decidido cargar el pedido (Ver tema 1). 
  • Comprometido: este importe se va incrementando a medida que vamos añadiendo títulos a nuestro pedido.
  • FACTURADO: se actualizará a medida que se vayan facturando los ejemplares.
  • TOTAL: es el resultado de sumar la cantidad comprometida y la facturada.

 Y, por último, rellenaremos, si lo consideramos oportuno, los campos de la tercera pestaña “Notas”:

  • Notas: este campo sólo lo vemos nosotros. Se puede utilizar, por ejemplo, para indicar que se trata de un pedido de desideratas.
  • Nota para el proveedor: lo que escribamos aquí aparecerá automáticamente en la carta que enviemos al proveedor.

 Una vez completados los datos en las 3 pestañas, hacemos clic en el aspa verde de VALIDAR

¿Cómo añadir títulos a un pedido?

Una vez validado el pedido, ya podemos empezar a introducir los títulos que queremos incluir en él. Al añadir los títulos nos encontraremos con varias posibilidades:

  • El título ya está en nuestra base de datos (Búsqueda concatenada).
  • El título no está en nuestra base de datos. Dos opciones:
    • Lo podremos recuperar de alguna base de datos externa (Rebeca, Rebiun...).
    • O lo añadimos nosotros a través de una precatalogación.

Hacemos clic en el botón AÑADIR y llegaremos a la pestaña “Ver un detalle”:

Hacemos clic en la LUPA del campo Título y aparecerá la siguiente ventana:

Accederemos por defecto a la base de datos ADCC (Base de datos concatenada de ADQT, CATA Y CANC). De ese modo, nos aseguramos que el título que pretendemos incluir en el pedido no forma ya parte de la colección de nuestra biblioteca. Para ello introduciremos los datos en uno o varios de los campos (ISBN, Cualquier campo, Autor, Título, Editorial o Materias). 

Escribimos los términos de búsqueda y hacemos clic  en el botón BUSCAR.

Aparecerá la siguiente pantalla:

Seleccionamos el registro que nos puede interesar. Para verificarlo, hacemos clic en el botón VER.

Aceptamos, y,  automáticamente, se cierra esta ventana y volvemos a la pantalla anterior. Hemos comprobado que el registro es el que nos interesa. Por lo tanto, ya podemos hacer clic en el botón CAPTURAR.

Y aparecerá la siguiente pantalla:

Es obligatorio rellenar el campo “Precio estimado”.  Si se nos olvida, aparecerá el siguiente mensaje:

Hemos de tener en cuenta que los decimales del precio, si existen, se separan siempre con “punto”.

En el campo “Pedidos” aparece siempre por defecto 1 ejemplar. Si necesitamos más, hemos de poner el número de ejemplares. En caso contrario, lo dejamos como está. Si quisiéramos añadir un lector al pedido podríamos hacerlo también en este momento. Rellenamos, por tanto, el campo Precio estimado y validamos el pedido (ASPA VERDE DE VALIDAR).

Para comprobar que el ejemplar ha sido  añadido, hacemos clic en el botón CANCELAR

Importante: esto se hace siempre después de haber validado.

Y llegamos a esta pantalla: 

Continuamos creando desde aquí nuestro pedido haciendo clic en el botón AÑADIR

Si no encontramos el documento que necesitamos en la base de datos ADCC, Absysnet nos ofrece más opciones de búsqueda en los catálogos de otras redes o bibliotecas (Rebeca, Rebiun, Biblioteca Nacional...).

Por ejemplo, intentamos encontrar el título El cerebro y el mito del yo de Rodolfo Llinas (que no aparece en ninguna biblioteca de nuestra red)  en el Catálogo colectivo de Castilla y León.

Capturamos el registro siguiendo el mismo procedimiento que con la base de datos ADCC y, de ese modo, queda añadido  a nuestro pedido.

Puede suceder también que seamos los primeros en incluir un registro, o que se trate de un título que no encontramos en ningún otro catálogo. En ese caso, Absysnet, nos permite hacer una precatalogación e incluirlo también en el pedido:

Aunque podemos añadir tantos títulos como queramos (Absysnet los ordenará alfabéticamente), os recomendamos que hagáis pedidos de no más de 40 0 50 títulos.